Pengertian Contingency Plan, Langkah Membuat, dan Contohnya

pengertian contingency plan

Pengertian contingency plan adalah strategi cadangan yang disiapkan saat rencana utama gagal akibat situasi tak terduga.

Rencana ini berfungsi sebagai solusi alternatif untuk memastikan kelangsungan operasional tetap berjalan, meskipun situasi tidak berkembang sesuai harapan awal. 

Untuk memahami secara menyeluruh tentang contingency plan, berikut ini akan diuraikan mulai dari makna, tahapan penyusunan, hingga contoh penerapannya dalam situasi nyata. 

Baca Juga

Vivo T4 Pro Tawarkan Kamera Periscope 50MP OIS

Dengan memahami pengertian contingency plan, kamu dapat lebih siap menghadapi berbagai kemungkinan risiko dalam perencanaan.

Pengertian Contingency Plan

Pengertian contingency plan mengacu pada rencana alternatif atau solusi cadangan yang kerap disebut juga sebagai rencana darurat atau Plan B. 

Tujuan dari adanya rencana cadangan ini adalah untuk mengambil tindakan yang diperlukan ketika rencana utama tidak dapat dijalankan akibat kondisi tertentu. 

Dunia bisnis dikenal sangat dinamis dan penuh ketidakpastian, yang menjadikannya sangat rentan terhadap berbagai hambatan. Hal inilah yang menjadikan contingency plan sebagai elemen penting dalam strategi perusahaan.

Meningkatnya jumlah pesaing dalam pasar turut memperketat persaingan bisnis, sehingga perusahaan perlu memiliki strategi yang mampu menghadapi kemungkinan terburuk. 

Dalam hal ini, contingency plan hadir sebagai pendekatan efektif untuk menangani risiko-risiko yang berpotensi menimbulkan kerugian. 

Meski demikian, menyusun rencana ini juga membawa berbagai manfaat strategis bagi kelangsungan perusahaan. Beberapa keuntungan yang diperoleh antara lain:

• Perusahaan terdorong untuk melakukan evaluasi terhadap kelemahan dan kekuatan dari ide bisnis yang sedang dikembangkan.
• Penerapan contingency plan berfungsi untuk meminimalkan risiko kerugian jika skenario buruk benar-benar terjadi.
• Strategi ini juga dapat mengurangi kepanikan yang mungkin dialami oleh pemegang saham, karyawan, maupun jajaran manajemen saat terjadi krisis.

Dengan merancang contingency plan secara matang, perusahaan akan membangun citra sebagai lembaga profesional yang dapat diandalkan dalam situasi sulit.

Langkah Membuat Contingency Plan

Rencana cadangan tiap perusahaan bisa berbeda karena perbedaan karakter dan berbagai faktor lain. Namun, berikut ini beberapa panduan umum dalam menyusun rencana darurat:

1. Identifikasi dan Prioritaskan Sumber Daya

Langkah awal adalah mengidentifikasi rencana darurat dengan melakukan penelitian terhadap perusahaan dan membuat daftar semua sumber daya penting seperti tim, peralatan, fasilitas, dan lainnya. 

Selanjutnya, kamu bisa menentukan prioritas dari daftar tersebut berdasarkan tingkat kepentingannya. Berikut beberapa tips untuk membantu menyusun skala prioritas tersebut:

• Fokuslah pada beberapa kondisi kritis yang mungkin akan kamu hadapi di masa depan. Berikan skala dari 1 – 10 untuk setiap perkiraan tersebut. Kamu juga harus mengenali efek yang mungkin akan terjadi dari berbagai kondisi tersebut.
• Setelahnya, kamu juga dapat mengembangkan peringkat untuk menilai seberapa sering kondisi yang mungkin akan terjadi dimasa depan.
• Fokuslah dalam mengerjakan berbagai skor yang paling tinggi terlebih dahulu. Prioritas tertinggi ini juga akan dapat kamu tempatkan di bagian atas.
• Selanjutnya, kembangkan berbagai skenario di beberapa risiko dengan peringkat tertinggi. Kamu juga harus membuat skenario yang realistis pada risiko yang ada agar dapat mengembangkan Contingency plan efektif. 

Di bagian lain kamu dapat menentukan efek yang mungkin dapat muncul dari peristiwa. Setelahnya kamu juga dapat mengembangkan berbagai gradasi skenario serupa, mulai dari yang terbaik hingga yang terburuk.

2. Temukan Risiko Peristiwa Kritis

Identifikasi risiko peristiwa kritis yang paling mungkin terjadi, baik dari lingkungan internal maupun eksternal. Contoh risiko internal meliputi gangguan arus kas, kegagalan mencapai target pendapatan dan laba, serta kebijakan perusahaan tertentu. 

Sedangkan risiko eksternal dapat berupa bencana alam, krisis moneter, dan lain-lain. Susun risiko tersebut berdasarkan potensi realistis dan frekuensi terjadinya, dimulai dari hal-hal yang paling dekat dengan aktivitas operasional. 

Dari sini, kamu bisa menjelaskan secara rinci dampak yang mungkin timbul akibat peristiwa tersebut terhadap kelangsungan usaha. Setelah mengidentifikasi risiko utama, buat skenario terkait dan susun rencana darurat. 

Misalnya, jika fokusnya pada kegagalan mencapai target dalam periode tertentu, cari penyebab yang mungkin, seperti rendahnya produktivitas tenaga kerja, kekurangan anggota tim, beralihnya pelanggan ke pesaing karena harga, dan faktor lainnya. 

Dengan menguraikan hubungan sebab-akibat secara rinci, akan lebih mudah menentukan tindakan yang perlu diambil dalam situasi tertentu sambil mempertimbangkan sumber daya yang tersedia.

3. Buat Draft Contingency Plan

Jika memungkinkan, buatlah beberapa rancangan rencana cadangan untuk risiko-risiko yang telah diidentifikasi. Mulailah dari risiko yang paling krusial hingga yang kurang berpengaruh pada kelangsungan bisnis. 

Setiap keputusan dan pemikiran harus menghasilkan tindakan nyata untuk membantu perusahaan kembali ke kondisi normal. 

Selain itu, perlu disusun rencana darurat untuk setiap risiko yang mungkin muncul, dengan tujuan menjelaskan langkah-langkah yang harus diambil. Berikut adalah beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan:

• Garis waktu

Saat menyusun rencana cadangan, perhatikan aspek waktu, seperti tindakan yang harus dilakukan dalam jam pertama setelah kehilangan data, serta hari-hari berikutnya. 

Buat jadwal untuk setiap skenario terkait kerentanan fisik, operasional, dan kelembagaan. Tugaskan orang yang berbeda untuk segera mengeksekusi rencana saat kondisi tak terduga terjadi.

• Komunikasi

Tentukan terlebih dahulu siapa yang bertanggung jawab menyampaikan informasi kepada seluruh pihak terkait di setiap skenario.

• Kebutuhan staf

Libatkan setiap departemen dalam perusahaan untuk membuat rancangan kebutuhan mereka saat skenario dijalankan. Susun pengaturan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Untuk mengurangi risiko, misalnya jika terjadi bencana alam, pastikan perusahaan memiliki asuransi yang memadai. Sedangkan untuk mengurangi risiko kehilangan data, simpan data dengan aman di cloud atau aplikasi penyimpanan lainnya.

4. Putuskanlah Langkah Apa Saja yang Dapat Diambil Untuk Kembali Menjalankan Bisnis

Sebagai contoh, jika sewaktu-waktu ternyata harus menghadapi banjir, maka tentukan hal apa saja yang dapat dilakukan untuk mengantisipasi peristiwa tertentu, baik dari segi infrastruktur gedung atau dari segi pemberdayaan lingkungan. 

Selain itu, kamu juga harus memastikan analisa dampak bisnis, sehingga dapat memenuhi seluruh misi perusahaan dan dapat terus menjalankan bisnis perusahaan walau terjadi kondisi yang tidak diinginkan.

5. Bagikan Draft Rencana Tersebut

Saat menyusun contingency plan, pastikan seluruh individu pada perusahaan memiliki salinan contingency plan. 

Sebaik apapun rencana darurat yang kamu susun, rencana ini tidak akan dapat bekerja maksimal jika tidak dapat mengkomunikasikannya dengan baik. Karenanya pastikan setiap individu dari perusahaan sadar betul akan perannya masing-masing. 

Jika perlu berikan pelatihan terkait hal tersebut. Nantinya, hal ini kemudian mampu meminimalisir rasa panik ketika kondisi terburuk pada perusahaan terjadi.

6. Ujilah Contingency Plan

Lakukan suatu uji coba hemat biaya dalam beberapa tahap. Jika terbukti terdapat sebuah area yang bertentangan dengan rencana darurat dari beberapa departemen lain, maka kamu dapat mengubah dan mengevaluasi ulang Plan B mu.

7. Simulasikan Rencana

Jika telah membuat contingency plan yang baik dan telah menyebarkannya ke seluruh individu yang ada di dalam perusahaan, maka selanjutnya kamu harus memastikan plan B dapat berjalan dengan baik. 

Kamu juga dapat memastikan cara-cara melakukan simulasi.

8. Lakukan Peninjauan Ulang

Seberapa baik pun contingency plan yang kamu buat, kamu harus dapat meninjau kembali serta mengevaluasi kembali untuk dapat disesuaikan dengan kondisi yang mungkin terjadi. 

Seperti, saat terjadi perubahan pada karyawan, teknologi, struktur perusahaan, atau sumber daya yang penting lainnya. Lakukanlah pembaruan plan B ini secara berkelanjutan.

9. Simpanlah Contingency Plan di Tempat yang Mudah Dijangkau

Berikut beberapa kiat untuk memastikan contingency plan atau Plan B dapat berjalan dengan lancar. Berikut beberapa di antaranya:

• Usahakan jangan menyimpan contingency plan atau Plan B hanya dalam bentuk digital. Karena jika listrik di perusahaan tiba-tiba padam saat proses pembuatannya, data bisa hilang atau tidak sengaja terhapus, yang membuat kamu kesulitan mengakses plan B tersebut. 

Oleh karena itu, simpanlah salinan dalam bentuk kertas sebagai langkah antisipasi.

• Simpan salinan contingency plan atau Plan B di luar dan di dalam kantor. Pastikan juga ada staf terpercaya yang bisa mengakses contingency plan tersebut saat melakukan perjalanan bisnis.
• Simpan contingency plan atau Plan B di tempat yang aman dari risiko kebakaran, mudah dijangkau, dan terlindungi dari berbagai bencana seperti banjir.

Contoh Contingency Plan

Contingency plan atau Plan B sebenarnya bisa diterapkan dengan cara yang paling sederhana. Berikut contohnya:

Di pabrik ABC, saat terjadi kondisi darurat kebakaran, karyawan harus melakukan langkah-langkah berikut dengan cepat:

• Hubungi nomor pemadam kebakaran di (021) 783200005 untuk melaporkan kebakaran, lalu beri tahu Person In Charge (PIC) atau Ketua Tim Departemen.
• Api harus diperiksa oleh pihak yang menerima informasi dan orang terkait yang akan memutuskan waktu evakuasi.
• Jika kebakaran kecil, semua personil di area yang terkena asap wajib segera evakuasi.
• Person In Charge (PIC) berupaya memadamkan api.
• Jika PIC gagal memadamkan api, PIC wajib membunyikan alarm kebakaran dan memulai evakuasi departemen.
• Semua karyawan wajib dievakuasi dari gedung.
• Semua karyawan harus berkumpul di titik yang sudah ditentukan dan diberi tanda khusus.
• Saat kebakaran, penggunaan elevator dilarang.
• Setiap departemen memiliki Ketua dan Pemimpin Tim. Bila Ketua Tim tidak ada, tanggung jawab dialihkan ke Pemimpin Tim atau Wakil Pemimpin.

Jika Ketua Tim absen, Pemimpin Tim atau Wakil bertanggung jawab atas semua personil di departemen dan membantu proses evakuasi dari kantor maupun gedung.

Sebagai penutup, pengertian contingency plan penting untuk dipahami agar setiap perusahaan siap menghadapi risiko dan menjaga kelangsungan operasional dengan baik.