Apa itu Asuransi Fidelity? Asuransi fidelity mungkin belum begitu familiar bagi sebagian orang, namun jenis perlindungan ini sangat penting bagi perusahaan dalam mengurangi potensi kerugian.
Risiko kerugian bisa datang dari berbagai arah, baik faktor eksternal maupun internal yang mempengaruhi perusahaan.
Faktor eksternal yang dapat mempengaruhi perusahaan mencakup fluktuasi harga, inflasi, persaingan yang semakin ketat, perubahan kebijakan dan regulasi pemerintah, serta kondisi yang tidak terduga, seperti bencana alam atau force majeure lainnya.
Di sisi lain, faktor internal lebih mengarah pada masalah yang muncul dari dalam organisasi, seperti kegagalan sistem atau kesalahan yang dilakukan oleh manusia.
Kerugian yang disebabkan oleh faktor internal, khususnya yang berkaitan dengan sumber daya manusia, dapat lebih terkelola dengan adanya asuransi fidelity ini.
Untuk lebih mengenal apa itu Asuransi Fidelity, jenis polis, hingga cara klaimnya, simak ulasan selengkapnya berikut ini.
Apa Itu Asuransi Fidelity?
Jadi, apa itu Asuransi Fidelity? Asuransi Fidelity adalah jenis perlindungan yang dirancang untuk memberikan kompensasi atas kerugian yang disebabkan oleh tindakan kecurangan atau ketidakjujuran yang dilakukan oleh karyawan, baik secara individu maupun dalam bentuk kolaborasi dengan pihak lain.
Kerugian yang ditanggung oleh asuransi ini meliputi kehilangan uang perusahaan, pencurian surat berharga, atau kerusakan aset akibat penyalahgunaan oleh karyawan yang bersangkutan.
Jenis asuransi ini sangat penting bagi berbagai macam perusahaan, khususnya yang bergerak di sektor keuangan atau perusahaan besar dengan banyak karyawan serta menyimpan barang berharga atau uang tunai.
Keberadaan asuransi ini sangat relevan karena semakin banyak jumlah karyawan dalam sebuah perusahaan, semakin besar pula potensi risiko terjadinya kecurangan, baik yang dilakukan oleh individu maupun kelompok.
Jika risiko semacam ini tidak dikelola dengan baik sejak awal, perusahaan bisa menghadapi kerugian yang signifikan, yang tentunya dapat memengaruhi kinerja dan kelangsungan operasional perusahaan.
Alasan Asuransi Fidelity Sangat Dibutuhkan
Proteksi finansial yang disediakan oleh fidelity guarantee seharusnya menjadi bagian dari strategi manajemen risiko yang diterapkan oleh perusahaan.
Ini karena terdapat kemungkinan bahwa perusahaan akan mengalami kerugian finansial akibat kelalaian atau tindakan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
Risiko tersebut semakin besar, terutama bagi perusahaan besar dengan ribuan karyawan yang tentu memiliki lebih banyak potensi terjadinya kecurangan internal.
Pada masa sekarang, di mana data elektronik digunakan secara luas, potensi kecurangan semakin meningkat. Hal ini disebabkan oleh kemudahan akses yang dimiliki oleh karyawan yang berwenang terhadap data perusahaan.
Kondisi ini menjadi faktor penting yang harus diperhatikan oleh pengusaha dalam merancang strategi mitigasi risiko, agar perusahaan dapat lebih siap menghadapinya dari berbagai arah yang tak terduga.
Yang Ditanggung pada Polis Asuransi Fidelity
Terutama bagi para pemilik perusahaan, sangat penting untuk memperhatikan jenis-jenis pertanggungan yang tercakup dalam polis asuransi ini. Asuransi ini dirancang untuk memberikan ganti rugi atas berbagai risiko kerugian yang mungkin timbul akibat beberapa hal berikut:
Tindakan ketidakjujuran karyawan yang dilakukan untuk meraih keuntungan pribadi.
Penipuan yang dilakukan oleh pihak karyawan.
Kehilangan aset, baik berupa uang, properti, atau barang berharga lainnya.
Biaya yang dikeluarkan untuk melakukan audit terkait kerugian yang terjadi.
Biaya yang timbul akibat perbaikan atau perubahan program komputer yang berhubungan dengan kerugian tersebut.
Pengecualian pada Asuransi Fidelity
Selain pertanggungan yang diberikan, penting bagi Anda untuk mengetahui berbagai pengecualian yang tercantum dalam asuransi ini. Pengecualian merujuk pada kondisi atau kejadian tertentu yang tidak akan memperoleh ganti rugi.
Meskipun setiap perusahaan asuransi memiliki ketentuan pengecualian yang berbeda, berikut adalah beberapa pengecualian yang umum ditemukan dalam fidelity guarantee:
Kerugian yang disebabkan oleh perang, kerusuhan, aksi terorisme, atau kejadian serupa lainnya.
Kerugian yang timbul akibat ketidakjujuran atau kecurangan yang dilakukan oleh pihak direksi atau manajemen pemegang polis asuransi.
Kerugian yang terjadi akibat kesalahan dalam penghitungan stok barang fisik.
Kerugian yang disebabkan oleh perbedaan dalam perhitungan kasir.
Biaya yang dikeluarkan oleh tertanggung untuk mencegah kerugian yang lebih besar.
Ketentuan pengecualian lainnya yang tercantum dalam polis asuransi.
Jenis-jenis Polis Asuransi Fidelity
Asuransi jenis ini menyediakan berbagai pilihan pertanggungan yang dibagi ke dalam beberapa jenis polis, masing-masing dengan ketentuan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan untuk melindungi risiko kerugian yang diinginkan.
Polis tersebut dapat berlaku untuk individu atau secara kolektif.
1. Polis Individu
Polis ini memberikan jaminan kepada seorang karyawan dengan jabatan tertentu, dengan jumlah pertanggungan yang disepakati bersama.
2. Polis Kolektif
Polis Kolektif Tertulis (Named Collective): Polis ini mencantumkan nama karyawan, jabatan, dan jumlah pertanggungan yang ditetapkan untuk setiap karyawan.
Polis Kolektif Tanpa Nama (Unnamed Collective): Polis ini tidak mencantumkan nama individu, namun memberikan jaminan berdasarkan kategori jabatan, seperti tiga manajer keuangan atau lima kasir. Jumlah pertanggungan dapat disesuaikan berdasarkan sistem floating basis atau per capita basis.
Polis Blankets: Polis ini memberikan jaminan kepada seluruh karyawan tanpa mencantumkan nama atau jabatan mereka.
Polis Posisi (Position): Polis ini biasanya digunakan untuk pejabat pemerintah dan hanya mencantumkan jabatan tanpa nama individu yang bersangkutan.
Mengenal Discovery Period
Selain pertanggungan dan pengecualian, hal penting yang perlu Anda pahami adalah ketentuan mengenai discovery period.
Secara umum, discovery period adalah periode waktu yang diberikan untuk menemukan atau mengetahui adanya tindakan kecurangan atau pencurian yang dilakukan oleh karyawan.
Ketentuan mengenai durasi discovery period ini bervariasi di setiap perusahaan asuransi, yang umumnya berkisar antara 6 hingga 24 bulan setelah masa berlaku polis asuransi berakhir, atau sejak karyawan yang bersangkutan mengundurkan diri, pensiun, diberhentikan, atau meninggal dunia—mana yang terjadi lebih dahulu.
Anda perlu memahami bahwa jika kerugian akibat kelalaian atau kecurangan yang dilakukan oleh karyawan baru terdeteksi setelah batas waktu discovery period berakhir, klaim tersebut tidak akan diterima atau ditanggung oleh asuransi.
Pihak yang Terlibat dalam Polis Asuransi Fidelity
Ada tiga pihak yang terlibat dalam polis ini, yaitu:
Insurer (penanggung)
Insured (pengusaha/majikan)
Applicant atau orang yang dijamin, yaitu karyawan yang dijamin kejujurannya
Informasi Underwriting yang Diperlukan
Mengingat polis asuransi ini melibatkan tiga pihak, ada sejumlah informasi underwriting yang perlu diperhatikan, yaitu sebagai berikut.
1. Faktor Karyawan
Meliputi latar belakang karyawan, durasi masa kerja, keluarga yang ditanggung, kondisi ekonomi keluarga, dan reputasi karyawan yang dijamin.
2. Faktor Tanggung Jawab Karyawan
Terkait dengan sistem pengendalian yang diterapkan perusahaan, sistem akuntansi, kebijakan reward dan punishment, pengelolaan keuangan, tingkat kesejahteraan karyawan, dan faktor lainnya.
3. Faktor Pengalaman Klaim (Kecurangan) Karyawan
Informasi terkait apakah karyawan yang dijamin pernah terlibat dalam tindakan kecurangan yang merugikan perusahaan.
4. Faktor Situasi Subrogasi
Prinsip subrogasi mengatur bahwa jika pihak penanggung membayar ganti rugi yang ditanggung oleh tertanggung, hak tertanggung untuk menuntut pihak ketiga yang menyebabkan kerugian akan beralih kepada penanggung.
Polis asuransi perlu mencantumkan apakah hak subrogasi ini dapat diterapkan atau tidak, serta apakah perusahaan memiliki kuasa untuk membekukan atau memblokir hak keuangan dan tunjangan finansial bagi karyawan yang terbukti melakukan kecurangan atau kesalahan.
Cara Pengajuan Klaim Asuransi Fidelity
Kerugian yang disebabkan oleh kecurangan yang dilakukan oleh karyawan merupakan masalah internal yang dihadapi oleh perusahaan tersebut.
Oleh karena itu, proses klaim asuransi ini tidak memerlukan keterlibatan polisi atau pihak berwenang, dan perusahaan juga tidak diwajibkan untuk membuat laporan kehilangan.
Langkah yang perlu diambil oleh perusahaan dalam mengajukan klaim adalah melakukan audit internal untuk menemukan bukti terkait kelalaian atau kecurangan.
Bukti yang ditemukan akan menjadi dasar bagi perusahaan asuransi untuk membuat keputusan terkait klaim yang diajukan.
Proses pembuktian ini sangat bergantung pada data keuangan perusahaan yang sering kali bersifat sangat sensitif dan rahasia, yang bisa menimbulkan risiko jika diketahui oleh pihak ketiga, seperti kepolisian atau publik.
Namun, perusahaan harus mengingat bahwa audit untuk pembuktian ini harus diselesaikan sebelum discovery period berakhir.
Jika melewati batas waktu yang ditentukan, klaim yang diajukan tidak dapat diproses, dan perusahaan sebagai tertanggung tidak akan memperoleh ganti rugi.
Sudah tahu kan apa itu Asuransi Fidelity? Pada dasarnya, ini merupakan langkah penting bagi perusahaan untuk melindungi diri dari risiko kerugian akibat kecurangan internal, memastikan perlindungan yang lebih baik bagi aset dan operasional perusahaan.